ALAT-ALAT PEMBERSIH MANUAL

      Pembersihan secara manual adalah cara pembersihan yang dilakukan dengan menggunakan tenaga manusia, walaupun cara pembersihan ini juga dibantu dengan peralatan manual (cara menggerakkannya dilakukan dengan menggunakan tenaga manusia).

Macam-macam sistem pembersihan manual:

a. Dusting (mengelap debu pada perabot/barang)
b. Sweeping (menyapu lantai)
c. Mopping (mengepel lantai)
d. Window Cleaning/Mirror Cleaning (membersihkan kaca jendela / kaca cermin).

e. Polishing (memoles barang / perabot yang terbuat dari kayu/logam)

Keterangan
a. Dusting
Pembersihan dengan cara ini adalah membersihkan debu yang ada di perabot/benda dengan menggunakan lap kain. Untuk mendapatkan hasil yang maksimal dalam melakukan dusting dapat digunakan dengan dua cara :
1). Dry dusting, yaitu pembersihan debu dengan menggunakan lap kering seperti yang dilakukan sehari-hari.
2). Damp dusting yaitu membersihkan debu dengan menggunakan lap lembab / setengah basah, sehingga debu akan
menempel di lap tersebut.

Cara melakukan dusting 

 1) Dry and damp dusting
-Sediakan 2 (dua) buah cleaning cloth, dan damp cleaning cloth
-Angkat /pindahkan semua benda yang dari perabot yang akan dibersihkan.
-Bersihkan debu atau kotoran yang menempel pada perabot dengan menggunakan damp cloth.
-Ulangi pembersihannya dengan menggunakan dry cloth, sampai perabot tersebut benar-benar bersih.
-Kembalikan benda/barang yang dipindahkan ke tempat semula.

2) Dusting dengan menggunakan Polish Cleaner
-Sediakan 3 (tiga) buah clening cloth, 1 (satu) buah dry cloth, 2 (dua) buah damp cleaning cloth
-Pindahkan semua benda yang ada pada perabot yang akan dibersihkan.
-Bersihkan debu/kotoran dengan menggunakan damp cleaning cloth
-Poleskan polish cleaner secara merata ke permukaan perabot yang dibersihkan dengan menggunakan damp cleaning cloth yang telah diberi polish cleaner.
-Gosoklah permukaan perabot yang telah diolesi polish cleaner, dengan menggunakan dry cloth sampai perabot benar-benar bersih dan mengkilap.
-Kembalikan benda yang dipindahkan ketempat semula.


 b. Sweeping (menyapu lantai)
Sweeping adalah metode pembersihan terhadap lantai dengan menggunakan sapu. 

Cara menyapu/ Sweeping
-Sediakan sapu / floor broom sebelum melakukan sweeping
-Angkat /pindahkan semua benda yang dari perabot yang akan dibersihkan.
-Dustinglah perabot yang ada di area sebelum dilakukan sweeping
-Lakukan Sweeping dari arah terjauh dari pintu menuju area yang terdekat dengan pintu keluar
-Angkat sampah dengan menggunakan dustpen setelah terkumpul
-Check setelah sweeping dianggap selesai.



 c. Mopping (Mengepel lantai)
Mopping adalah metode pembersihan terhadap lantai dengan menggunakan mop (alat pel).

Cara mengepel / mopping
-Setelah proses sweeping selesai, maka pekerjaan selanjutnya adalah mopping
- Sediakan clean mop dan double bucket serta perlengkapannya
-Sediakan air bersih secukupnya dan campurkan air dengan bahan pembersih dengan perbandingan yang tepat
-Singkirkan benda-benda yang mengganggu proses pelaksanaan mopping
-Tempatkan danger notice untuk menghindari terjadinya kecelakaan kerja.
-Lakukan mopping sesuai dengan prosedur yang benar
-Mopping sebaiknya mop jangan terlalu basah, sehingga proses pengeringan tidak terlalu lama.
-Biarkan lantai mengering sendiri.


d. Window Cleaning/Mirror Cleaning (Membersihkan kaca jendela atau kaca cermin)
Window cleaning/mirror cleaning adalah proses pembersihan obyek kaca jendela atau kaca cermin.

Cara membersihkan kaca (jendela) atau cermin / (Glass window or mirror cleaning ) Window /Mirror Cleaning

-Sediakan cleaning Cloth, scotch brite, bottle sprayer, window wipper dan glass cleaner
-Lakukan pembersihan, dengan cara menyemprotkan glass cleaner pada window atau mirror yang akan kita bersihkan.
-Gosok dengan scotch brite pada window/mirror jika ada noda yang membandel
-Tarik glass cleaner yang sudah di semprotkan pada window/mirror dengan menggunakan glass wipper.
-Bersihkan glass wipper yang sudah dipakai dengan menggunakan cleaning cloth
-Biarkan window/mirror kering
-Check kembali apakah window/mirror sudah benar-benar bersih.


e. Polishing (Memoles benda/perabot dari kayu)
Polishing yaitu proses perawatan benda atau perabot yang terbuat
dari kayu dengan menggunakan cleaning cloth dengan bahan
pembersih wooden polish.

Cara memoles benda / Polishing
-Sediakan cleaning Cloth, dan wooden Polisher yang akan dipergunakan
-Dustinglah terlebih dahulu perlengkapan yang akan dipolish
-Setelah bersih gosokkan wooden polish yang sudah di teteskan pada cleaning cloth sampai merata pada benda atau perabot yang dibersihkan
-Proses polishing tidak dilakukan setiap hari
-Wooden Polisher sebaiknya jangan terlalu basah, agar benda perabot yang dibersihkan tidak licin.

JENIS-JENIS PERALATAN PEMBERSIH

Perlunya memperhatikan efektifitas dan efisiensi tenaga dan biaya dalam bekerja, semua itu tidak terlepas dari peralatan yang dipergunakan. Peralat an manual maupun mesin harganya cukup mahal, sehingga sudah menjadi kewajiban kita untuk menjaga dan peduli dalam menggunakannya serta merawatnya.Sebelum melakukan pembersihan area umum seorang public area attendant atau yang sering disebut houseman terlebih dahulu harus
menguasai jenis-jenis peralatan pembersih. Ini dimaksudkan agar di dalam melakukan pekerjaannya nanti tidak akan mendapat kesulitan. Di bawah ini ada beberapa jenis peralatan pembersih yang diperguna- kan sebagai pendukung utama pada housekeeping departement pada saat melakukan perawatan dan pembersihan area hotel yang menjadi tanggung jawabnya sebagai berikut. 

Room Area Attendant
TrolleyCart (kiri), Public Area Attendant TrolleyCart (kanan)

 Beberapa Peralatan Lainnya :

 JOB DESKRIPSI DI HOUSEKEEPING

 

Housekeeping atau Tata Graha adalah salah satu bagian atau department yang ada di dalam hotel yang menangani hal – hal yang berkaitan dengan keindahan, kerapian, kebersihan, kelengkapan dan kesehatan seluruh kamar, juga area – area umum lainnya, agar seluruh tamu maupun karyawan dapat merasa nyaman dan aman berada di dalam hotel. Selain itu Housekeeping department merupakan bagian rumah tangga hotel yang bertugas membuat perencanaan, perawatan / pembersihan semua kamar tamu, ruang kantor, lobby, terrace, corridors, lift / elevator, toilet umum, public space, locker’s room, linen dan uniform rooms, halaman, taman, kolam renang dan ruang parkir.

 

B. JOB DESKRIPSI
Struktur organisasi di Tata Graha atau housekeeping dipengaruhi oleh besar atau kecilnya hotel, banyak atau sedikitnya karyawan serta system operasional yang digunakan di hotel. Semakin besar hotel, semakin rumit pula struktur yang digunakan, begitu pula sebaliknya jika hotel itu kecil, maka struktur organisasinya pun sederhana. Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan dibagian tata graha atau housekeeping yaitu :
A. EXECUTIVE HOUSEKEEPING
NAMA JABATAN : EXECUTIVE HOUSKEEPER
DIVISI : ROOM DIVISION
DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI
Atasan langsung : GENERAL MANAGER
Bawahan Langsung : ASSISTANT EXECUTIVE HOUSEKEEPER
TANGGUNG JAWAB JABATAN
1. Bertanggung jawab terhadap kebersihan, keindahan dan kenyamanan seluruh lingkungan dan area hotel, meliputi :
- Kamar tamu hotel.
- Koridor setiap lantai.
- Public Area (lobby, restaurant, Pub/Lounge).
- Taman/garden (seluruh tanaman baik yang ada di pot maupun di hotel termasuk rumput).
- Seluruh office area (utility termasuk locker karyawan).
2. Menjaga seluruh investasi yang berada di bawah pengawasan Housekeeping Department.
URAIAN TUGAS
A. Tugas Pokok
1. Mengkoordinir bidang kerja seluruh staf housekeeping.
2. Membuat perencanaan dalam bidang yang menyangkut housekeeping, yaitu :
- General cleaning
- Decoration
- Perubahan atau penggantian susunan ruang dan lain-lain.
3. Mengadakan evaluasi hasil kerja dan mencari metode-metode baru mengenai sistem kerja maupun alat-alat yang lebih efisien untuk mendapatkan hasil kerja yang maksimal.
4. Menyediakan barang-barang (alat-alat) kebutuhan untuk seluruh keperluan housekeeping dan merawatnya.
5. Mengawasi dan membuat perencanaan mengenai penambahan asset, gardening termasuk budgetnya yang disesuaikan dengan room occupancy dan pengendaliannya.
6. Mengandakan kontrol dalam segi penghematan tanpa mengurangi standard Hotel Bintang Tiga.
7. Mengadakan inspeksi di semua tempat di lingkungan hotel dan juga melakukan on the spot checking.
8. Mengadakan pengawasan agar dapat berjalan lancar antara rencana kerja yang telah tersusun dengan pelaksanaannya serta mengurangi hambatan-hambatan yang ditimbulkannya.
9. Menampung, menelaah dan bertindak sebaik-baiknya terhadap semua complaint dari tamu.
10.Memberikan perhatian yang lebih baik kepada para tamu VIP.
11. Mengadakan pendidikan dan memberikan petunjuk-petunjuk yang dalamusaha menggunakan metode-metode kerja yang benar serta menciptakan suasana kerja yang nyaman di lingkungan department housekeeping.
12. Mengontrol semua barang yang dikirim untuk housekeeping sesuai standard yang ada.
13. Mengadakan pertemuan atau meeting rutin dengan menelaah hasil kerja yang telah dilakukan (evaluasi kerja).
14. Secara periodik mengadakan analisa tentang pemakaian barang-barang kebutuhan di department houskeeping.
B. Tugas Tambahan
1. Membantu kelancaran operasional dari berbagai kegiatan yang ada kaitannya dengan department housekeeping.
2. Melakukan penilaian penampilan kerja bawahan langsung, dan memonitor hasil penilaian yang dilakukan bawahan langsung.
3. Memonitor masalah produktivitas kerja dan membuat perencanaan pengembangan personnel di department housekeeping.
4. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.
5. Menyelenggarakan briefing dan meeting.
6. Menghadiri rapat manajemen.
B. ASSISTANT EXECUTIVE HOUSEKEEPING
NAMA JABATAN : ASSISTANT EXECUTIVE HOUSKEEPER
DIVISI : ROOM DIVISION
DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI
Atasan langsung : EXECUTIVE HOUSEKEEPER
Bawahan Langsung : HK Coord.
- Order Taker/Linen
- Roomboy
- Houseman
- Gardener
TANGGUNG JAWAB JABATAN ASSISTANT EXECUTIVE HOUSKEEPER
1. Pelaksanaan operasional di Housekeeping Department, yaitu terhadap kebersihan, keindahan dan kenyamanan seluruh lingkungan dan area hotel, yang meliputi :
- Kamar tamu hotel.
- Koridor setiap lantai.
- Public Area (lobby, restaurant, Pub/Lounge).
- Taman/garden (seluruh tanaman baik yang ada di pot maupun di hotel termasuk rumput).
- Seluruh office area (utility termasuk locker karyawan).
2. Menjaga seluruh investasi yang berada di bawah pengawasan Housekeeping Department.
3. Melaksanakan administrasi housekeeping department.
URAIAN TUGAS ASSISTANT EXECUTIVE HOUSKEEPER
A. Tugas Pokok
1. Menerima laporan dari Front Office, EA, ED dan Group Informan
2. Membuat perencanaan dalam bidang yang menyangkut housekeeping, yaitu :
• General cleaning
• Decoration
• Perubahan atau penggantian susunan ruang dan lain-lain.
3. Mengadakan evaluasi hasil kerja dan mencari metode-metode baru mengenai sistem kerja maupun alat-alat yang lebih efisien untuk mendapatkan hasil kerja yang maksimal.
4. Menyediakan barang-barang (alat-alat) kebutuhan untuk seluruh keperluan housekeeping dan merawatnya.
5. Mengawasi dan membuat perencanaan mengenai penambahan asset, gardening termasuk budgetnya yang disesuaikan dengan room occupancy dan pengendaliannya.
6. Mengandakan kontrol dalam segi penghematan tanpa mengurangi standard Hotel Bintang Tiga
7. Mengadakan inspeksi di semua tempat di lingkungan hotel dan juga melakukan on the spot checking.
8. Mengadakan pengawasan agar dapat berjalan lancar antara rencana kerja yang telah tersusun dengan pelaksanaannya serta mengurangi hambatan-hambatan yang ditimbulkannya.
9. Menampung, menelaah dan bertindak sebaik-baiknya terhadap semua complaint dari tamu.
10. Memberi perhatian yang lebih baik kepada para tamu VIP.
11. Mengadakan pendidikan dan memberikan petunjuk-petunjuk yang dalamusaha menggunakan metode-metode kerja yang benar serta menciptakan suasana kerja yang nyaman di lingkungan department housekeeping.
12. Mengadakan pertemuan atau meeting rutin dengan menelaah hasil kerja yang telah dilakukan (evaluasi kerja).
13. Secara periodeik mengadakan analisa tentang pemakaian barang-barang kebutuhan di department houskeeping.
B. Tugas Tambahan
1. Membantu kelancaran operasional dari berbagai kegiatan yang ada kaitannya dengan department housekeeping.
2. Melakukan penilaian penampilan kerja bawahan langsung, dan memonitor hasil penilaian yang dilakukan bawahan langsung.
3. Memonitor masalah produktivitas kerja dan membuat perencanaan pengembangan personnel di department housekeeping.
4. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.
5. Menyelenggarakan briefing dan meeting.
6. Menghadiri rapat manajemen.
C. OFFICE BOY
NAMA JABATAN : OFFICE BOY (UTILITY)
DIVISI : HOUSEMAN
DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI
Atasan langsung : HK SUPERVISOR
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB Houseman Section
1. Melaksanakan Kebersihan
• Setiap Office yang ada di Gedung Utility.
• Koridor dari samping Kitchen sampai depan Office Engineering.
• Ruang Makan Karyawan (EDR).
• Locker karyawan (putra dan putri).
• Area parkir kendaraan karyawan dan area parkir supplier yang datang.
• Pool Deck tempat penyimpanan kardus, koran dan barang bekas lainnya.
2. Menyiapkan air aqua galon untuk karyawan di Office lainnya dan Department Head di officenya masing-masing (di Utility).
3. Mendistribusikan setiap surat yang masuk ke department yang bersangkutan dan mengirim surat-surat keluar.
URAIAN TUGAS HOUSEMAN SECTION
A. Tugas Pokok
1. Membersihkan seluruh area Utility.
2. Membersihkan furniture, lantai, karpet, kaca-kaca, pintu dan bingkainya, astray di setiap meja dan standing astray yang ada di utiliti.
3. Memelihara setiap perlengkapan atau peralatan yang digunakannya untuk bekerja.
4. Membuang sampah-sampah yang ada di setiap astray dan standing astray pada tempatnya.
5. Merawat tanaman yang ditemaptkan di Utility dan membersihkannya.
6. Membersihkan area parkir baik kendaraan karyawan di depan maupun kendaraan atau mobil supplier di belakang Utility.
7. Melaporkan segala kerusakan, kehilangan, kejadian yang tidak semestinya kepada HK Supervisor atau atasannya.
8. Pada periode tertentu melaksanakan General Cleaning.
9. Merencanakan dan melaksanakan Post Control (supaya bersih dari nyamuk, lalat, tikus dan jenis serangga lainnya).
10. Menyiapkan dan menyediakan minum untuk Departemen Head dan karyawan (di Personnel Office dan EDR).
11. Mendistribusikan surat masuk ke department yang bersangkutan, dan mengirim surat keluar.
12. Menerima atau melaksanakan perintah atasan lainnya.
13. Bekerjasama yang baik dengan rekan kerja di Department HK dan Department lainnya.
C. Tugas Tambahan Houseman Section
1. Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya.
2. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.
3. Membantu Set-up dan clear-up meja dan kursi bila ada event.
4. Melaksanakan semua perintah atasan.
D. GARDENER
NAMA JABATAN : GARDERNER
• DIVISI : -
• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI
Atasan langsung : HK SUPERVISOR
Bawahan Langsung : -
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB GARDENER
1. Melaksanakan Kebersihan, merawat dan memelihara :
a. Seluruh tanaman baik yang ada di dalam pot maupun di taman.
b. Seluruh area taman rumput (garder, termasuk di depan EngineeringOffice/EDR.
2. Melaksanakan kebersihan seluruh halaman atau area parkir tamu hotel.
3. Memanfaatkan, memelihara, merawat dan mengembangkan tanaman untuk Mini Garder.
URAIAN TUGAS
A. Tugas Pokok
1. Membersihkan, merawat dan menata seluruh tanaman baik yang ada di dalam pot maupun di taman.
2. Membersihkan, merawat dan menata atau memotong semua rumput yang ada di
area taman rumput (garder).
3.Mengembangkan, memelihara dan menata tanaman untuk kebutuhan Mini Garder.
4.Menyapu dan membersihkan seluruh halaman atau area parkir tamu hotel.
5.Mencuci dan membersihkan tempat sampah.
6. Membuang sampah yang ada di setiap Tong Sampah ke tempat Bak Sampah yang telah tersedia di Utility belakang.
7. Membersihkan dan memelihara semua peralatan kerjanya.
B. Tugas Tambahan
1. Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lain.
2. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.
3. Ikut membantu set-up dan clear-up meja, kursi atau panggung bila ada event di taman rumput atau garder.
4. Melaksanakan semua perintah atasan lainnya.
E. HOUSEMAN
• NAMA JABATAN : HOUSEMAN (PUBLIC AREA)
• DIVISI : ROOM DIVISION
• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI
Atasan langsung : HK SUPERVISOR
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
1. Melaksanakan Kebersihan setiap Public Area, Offices, Lobby, Restaurant, Lounge, Bar, toilet, Meeting Room dan lain-lain.
2. Mengecek dan melaksanakan kebersihan di luar area gedung hotel (garder, koridor depan Arcade/tempat yang disewakan setiap salon, tangga menujuswimming pool) dan sebagainya.
3. Menjaga, merawat, menempatkan dan mengganti tanaman pot yang ditemaptkan atau dileketakkan di Public Area tersebut di atas pada point 1, untuk keindahan dan kenyamanan tamu yang datang dan melihatnya.
URAIAN TUGAS
A. Tugas Pokok
1. Membersihkan seluruh Public Area (Office, lobby, restaurant, pub atau lounge, bar, toilet-toilet, meeting room, arcade dan lainnya).
2. Membersihkan furniture, lantai, karpet, kaca-kaca, pintu dan bingkainya, astray di setiap meja dan standing astray yang ada di Public Area.
3. Memelihara setiap perlengkapan atau peralatan yang digunakannya untuk bekerja.
4. Set-up function, restaurant dan ruang pertemuan bilamana ada meeting, party dan lain-lain.
5. Membuang sampah-sampah yang ada di setiap astray dan standing astray pada tempatnya.
6. Merawat tanaman dan membersihkannya.
7. Merubah dan mengatur kembali susunan tanaman yang sudah tidak sesuai lagi (kurang bagus).
8. Membersihkan parkir area tamu (bekerjasama dengan gardener.
9. Melaporkan segaka kerusakan, kehilangan, kejadian-kejadian yang tidak semestinya kepada HK Supervisor.
10. Pada periode tertentu melaksanakan General Cleaning.
11. Merencanakan dan melaksanakan Pest Control (supaya bersih dari nyamuk, lalat, tikus dan jenis serangga lainnya).
12. Menerima atau melaksankaan perintah atasan.
13. Bekerjasama yang baik dengan rekan kerja di Department HK dan Department lainnya.
14. Membuat mini garden untuk meeting room.
B. Tugas Tambahan
1. Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya.
2. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.
3. Melaksanakan semua perintah atasan.
4. Menghadiri meeting atau briefing yang diselenggarakan atasannya.
F. ROOM BOY
• NAMA JABATAN : ROOM BOY
• DIVISI : ROOM DIVISION
• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI Atasan langsung : HK SUPERVISOR
Bawahan langsung :
-
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
1. Melaksanakan Kebersihan setiap kamar berikut kelengkapannya.
2. Melaksanakan keersihan Roomboy Station dan Roomboy Trolley berikut kelengkapannya.
3. Melaksanakan kebersihan setiap koridor..
URAIAN TUGAS
A. Tugas Pokok
1. Mengecek semua kamar pada permulaan shiftnya dan membuat Room Boy Sheet mengenai situasi kamar ssuai dengan kode yang telah ditentukan.
2. Mengambil linen atau towel, cleaning supplies, guest supplies dan perlengkapan atau peralatan kerja lainnya, kemudian diatur ke trolley dan lain-lain.
3. Mengontrol inventaris, kondisi kebersihan dan kelengkapan setiap kamar di flornya masing-masing.
4. Membersihkan, mengganti dan melengkapi sesuai standard :
- Bed room
- Bath room
- Furniture dan kelengkapan kamar lainnya.
5. Making bed.
6. Mengganti linen atau towel yang kotor dis etiap kamar.
7. Vacuum cleaning, mengepel lantai untuk kamar-kamar tanpa karpet.
8. Melaporkan segala kerusakan, kehilangan, kejadian yang tidak semestinya kepada FO dan HK Supervisor.
9. Menolong Valet (Laundry) untuk mengumpulkan cucian tamu yang dilaundrykan.
10. Menolong Room Service mengeluarkan piring atau alat makan yang kotor.
11. Mengembalikan linen atau towel, sisa guest supplies, cleaning supplies, cleaning equipment ke Linen Room/Roomboy Station Floor masing-masing.
12. Membersihkan atau mengatur kembali trolley.
13. Menerima atau melaksanakan perintah atasan.
14. Bekerja sama yang baik dengan rekan kerja di Department HK dan Department lainnya.
B. Tugas Tambahan
1. Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya.
2. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.
3. Melaksanakan semua perintah atasan.
4. Menghadiri meeting atau briefing yang diselenggarakan atasannya.
G. LINEN / UNIFORM ATTENDANT
NAMA JABATAN : LINEN / UNIFORM ATTENDANT
DIVISI : ROOM DIVISION
DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI
Atasan langsung : HK SUPERVISOR
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
1. Melaksanakan Kebersihan, kerapian, kelengkapan dan perawatan semua Linen / Uniform Karyawan berikut administrasinya.
2. Melaksanakan tugas sebagi Order Taker atas semua permintaan tamu yang masuk ke Department Housekeeping, berikut administrasinya.
3. Merangkai bunga dan kelengkapannya.
URAIAN TUGAS
A. Tugas Pokok
1. Mengirim linen kotor dan menerima linen bersih ke/dari Laundry dan menata rapi pada temaptnya berikut perhitungan dan administrasinya.
2. Menarik, mengganti, merangkai bunga dan menempatkannya pada tempat yang diperlukan dan telah ditentukan.
3. Menjahit, memperbaiki linen atau uniform yang rusak dan merawat mesin jahit.
4. Melaporkan bila ada kejadian yang tidak semestinya.
5. Mengubah status kamar dan informasi ke FO.
6. Menerima informasi dari FO sehubungan dengan tamu, dan meneruskan ke Roomboy untuk segera di follow-up.
7. Membuat file dan mendistribusi kan kepada yang besangkutan Laporan Bulanan untuk permintaan atau pemakaian :
- Expected Arruvaks/Departures
- Guest Supplies
- Cleaning Supplies
- Paper Supplies
- Printing and Stationaries
- Miscellaneous and Other Expenses.
- Dan administrasi lainnya.
8. Menerima, mencatat, menyimpan dan mengmbalikan ke alamat tamu barang Lost and Found yang ditemukan di lingkungan area hotel, baik dari kamar tamu maupun Public Area.
9. Membuat dan melaksanakan :
- Purchase dan Store Requisition yang telah disetujui oleh atasannya untuk kebutuhan HK Dept baik untuk kelengkapan tamu, public area maupun office.
- Working Schedule untuk karyawan dan trainee yang telah disetujuan atasannya.
- Work Order bila ada kerusakan ataupun perbaikan pada kamar-kamar dan pada area berdasarkan laporan dari section-section di HK dan section atau departemen lain yang diterima.
- Inventory Linen Housekeeping and Linen FB serta rekapitulasi Lost Towel bulanan.
10. Menerima semua telepon dan pesan yang masuk kemudian menyampaikan kepada yang bersangkutan atau menulisnya di Log Book untuk segera follow-up.
B. Tugas Tambahan
1. Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya.
2. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.
3. Membantu membina, membimbing dan mengevaluasi trainee di HK.
4. Membantu dan membimbing bila ada karyawan baru di HK.
5. Melaksanakan semua perintah atasan.
H. LINEN / UNIFORM STAFF AND ORDER TAKER
• NAMA JABATAN : LINEN / UNIFORM STAFF AND ORDER TAKER
• DIVISI : ROOM DIVISION
• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI
Atasan langsung : HK SUPERVISOR
Bawahan Langsung :
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
LINEN / UNIFORM STAFF + ORDER TAKER
1. Melaksanakan Kebersihan, kerapian, kelengkapan dan perawatan semua Linen / Uniform Karyawan berikut administrasinya.
2. Melaksanakan pengaturan, penysunan dan order rangkaian bunga untuk keindahan dan kenyamanan hotel.
3. tugas sebagi Order Taker atas semua permintaan tamu yang masuk ke Department Housekeeping, berikut administrasinya.
URAIAN TUGAS
LINEN / UNIFORM STAFF + ORDER TAKER
A. Tugas Pokok
1. Bertanggung jawab atas :
- Jumlah linen/towel dan uniform yang ada di Linen Room.
- Kebersihan, kerapian linen dan uniform room.
- Pembagian linen/towel kepada Roomboy dan Houseman.
- Pembagian Geust Paper dan Cleaning Supplien kepada Roomboy dan Houseman.
2. Membuat file atau administrasi dan melaksanakan permintaan :
a. Purchase dan Storage Requisition yang telah disetujui oleh atasannya untuk kebutuhan HK Department baik untuk kelengkapan kamar tamu, public area maupun office.
b. Working schedule untuk karyawan dan trainee.
c. Work order bila ada kerusakan ataupun perbaikan pada kamar tamu dan public area berdasarkan laporan dari section-section di HK dan Section atau department lain yang diterimanya.
d. Inventori linen HK, linen FB dan rekapitulasi lost towel bulanan.
3. Merangkai, merawat dan mengganti rangkaian bunga untuk rooms public area dan tempat-tempat yang diperlukan.
4. Membuat schedule pencucian curtain, bed cover, blanket dan lain-lain.
5. Membuat, file dan mendistribusikan kepada yang bersangkutan laporan bulanan mengenai :
a. Towel / linen and uniform.
b. Pemakaian guest, paper dan cleaning supplies.
c. Pemakaian printing dan stationaries.
d. Pemakaian bunga atau flower dan pemakaian atau administrasi lainnya.
6. Menjahit, memperbaiki linen atau uniform yang rusak serta merawat mesin jahit.
7. Menerima semua telepon, informasi atau pesan yang masuk, kemudian menyampaikan kepada yang bersangkutan atau menulisnya di Log Book untuk segera di follow-up.
8. Melaporkan kepada atasan bila ada kejadian yang tidak semestinya.
9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasannya.
B. Tugas Tambahan
1. Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya.
2. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.
3. Membimbing, melatih dan mengevaluasi trainee.
4. Ikut membimbing dan membina bila ada karyawan baru.
I. HOUSEKEEPING SUPERVISOR
• NAMA JABATAN : HOUSEKEEPING SUPERVISOR
• DIVISI : ROOM DIVISION
• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI
Atasan langsung : EXECUTIVE HOUSKEEPER
Bawahan Langsung : - Room Boy
- Linen
- Houseman
- Garderner
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
HOUSEKEEPING SUPERVISOR
1. Melaksanakan seluruh pelaksanaan operasional di Department HK.
2. Melaksanakan administrasi di Department Housekeeping.
3. Melaksanakan pengawasan dan pengecekan tentang kebersihan, kelengkapan kamar, koridor, station atau linen room yang tidak semestinya.
4. Melaksanakan pengecekan terhadap kebersihan dan keindahan public area (lobby, restaurant dan garden) dan utility.
URAIAN TUGAS
HOUSEKEEPING SUPERVISOR
A. Tugas Pokok
1. Menerima Laporan dari Front Desk kamar yang expected arrival, dan ED, memperhatikan serta meneruskan ke bawahan (Roomboy).
2. Mengecek kamar-kamar dan public area terutama terhadap tamu CIP.
3. Mencatat dan melaporkan mengenai “Missing Article”, damages serta hasil perbaikannya.
4. Memberikan pengarahan tentang prosedur kerja dan instruksi kepada bawahannya.
5. Mengawasi administrasi operasional di Department Housekeeping serta Material Requisition.
6. Memberikan petunjuk serta mengorganisir General Linen Room atau Uniform dan Roomboy Station.
7. Bertanggungjawab atas persediaan Cleaning Supplies, Guest Supplies dan semua storage.
8. Menerima laporan dari bawahannya dan meneliti serta bila perlu membuat Request for Repair.
9. Menghandle Lost and Found.
10. Membuat inventory linen, guest supplies, cleaning supplies dan lain-lain setiap akhir bulan.
11. Membuat laporan tentang lost report, damage report bulanan.
12. Membuat time schedule untuk karyawan Department Housekeeping.
13. Memimpin set-up dan clear-up furniture bila ada function dan lain-lain.
14. Mengatur cuti dan ijin karyawan.
15. Mengadakan pengecekan seluruh area hotel termasuk garden.
16. Menghubungi segera atasan, bila terjadi hal yang tidak semestinya.
B. Tugas Tambahan
1. Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya.
2. Melakukan penilaian penampilan kerja bawahan langsung.
3. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.
4. Melaksanakan semua perintah atasan.
5. Menyelenggarakan briefing dan meeting.
J. ROOMBOY SUPERVISOR
• NAMA JABATAN : ROOMBOY SUPERVISOR
• DIVISI : ROOM DIVISION
• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
Kedudukan dalam organisasi
Atasan langsung : executive houskeeper
Bawahan Langsung : Room Boy
TANGGUNG JAWAB JABATAN ROOMBOY SUPERVISOR
Melaksanakan, mengawasi, mengecek kebersihan dan kelengkapan semua kamar-kamar, koridor dan roomboy station.
URAIAN TUGAS ROOMBOY SUPERVISOR
A. Tugas Pokok
1. Mempersiapkan dan mengecek semua stock dan kebutuhan yang ada di roomboy station.
2. Membagi Wing Card dan peralatan kerja kepada masing-masing Roomboy.
3. Membersihkan semua kamar yang menjadi tanggung jawabnya.
4. Memimpin dan melatih pekerjaan Roomboy.
5. Menerima laporan kamar dari roomboy dan meneliti kebenarannya, lalu menindaklanjuti sampai tuntas.
6. Membuat laporan-laporan tentang kamar (kerusakan kamar, kamar VIP dan sebagainya).
7. Melaporkan langsung mengenai kehilangan, kerusakan-kerusakan yang terjadi pada barang milik tamua tau kejadian lain ke atasan.
8. Mengecek dan meneliti hasil perbaikan-perbaikan dalam kamar yang dilakukan oleh Engineering.
9. Mengecek dan meneliti hasil kerja akhir roomboy dan general cleaning.
10. Memerikan perhatian khusus untuk kamar-kamar VIP dan complimentary.
11. Menerima supply linen/towel dan membagikan kepada roomboy.
12. Mengecek dan menghitung linen/towel yang akan dikirim ke laundry bersama dengan staf linen (linen attendant).
13. Membuat laporan tentang pekerjaan yang dilakukan hari itu dan menulisnya pada Log Book.
14. Menyerahkan Ving Card kepada roomboy shift berikutnya.
15. Membuat working schedule roomboy.
B. Tugas Tambahan
1. Ikut menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat, baik di department housekeeping maupun dengan department lain.
2. Melakukan penilaian pelaksanaan tugas dan produktivitas kerja bawahan langsung serta membuat perencanaan pengembangan personnel roomboy.
3. Melaksanakan semua perintah atasan.
4. Menyelenggarakan briefing dan meeting roomboy.
5. Menghadiri meeting yang diselenggarakan atasannya.
K. HOUSEMAN SUPERVISOR
NAMA JABATAN : HOUSEMAN SUPERVISOR
DIVISI : ROOM DIVISION
DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
Kedudukan Dalam Organisasi
Atasan langsung : executive houskeeper
Bawahan Langsung : Houseman
TANGGUNG JAWAB JABATAN HOUSEMAN SUPERVISOR

Melaksanakan, mengawasi, mengecek kebersihan, kerapian dan keindahan semua public area di hotel termasuk garden, swimming pool dan utility.
URAIAN TUGAS HOUSEMAN SUPERVISOR
A. Tugas Pokok
1. Membuat working schedule untuk houseman.
2. Memimpin, melatih, mengawasi dan mengecek hasil pekerjaan houseman, gardener dan swimming pool attendant.
3. Mengecek kebersihan dan keindahan semua area hotel yang menjadi tanggung jawabnya kecuali kamar-kamar (rooms).
4. Merencanakan dan membuat schedule untuk general cleaning.
5. Mengecek penggunaan housekeeping equipment, cleaning equipment, cleaning supplies dan lain-lain.
6. Melaporkan langsung ke atasan bila terjadi kehilangan, kerusakan dan perbaikan-perbaikan yang diperlukan baik pada peralatan kerja maupun lingkup area kerja yang menjadi tanggung jawabnya.
7. Mengawasi pemeliharaan houskeeping equipment.
8. Mengawasi, merencanakan dan melaksanakan penyemprotan pest control.
9. Mengawasi, menyusun set-up function dan perubahan-perubahan susunan ruangan.
10. Mengatur semua tanaman yang ada termasuk pemotongan rumput, pembibitan dan kebersihannya.
11. Merubah susunan tanaman yang sudah tidak sesuai lagi.
12. Mendidik dan melatih pegawai atau trainee baru apabila ada.
13. Membuat laporan tentang pekerjaan yang dilakukan hari itu dan menulisnya pada log book.
B. Tugas Tambahan
1. Ikut menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat, baik di department housekeeping maupun dengan department lain.
2 .Melakukan penilaian pelaksanaan tugas dan produktivitas kerja bawahan langsung serta membuat perencanaan pengembangan personnel houseman.
3. Melaksanakan semua perintah atasan.
4. Menyelenggarakan briefing dan meeting houseman.
5. Menghadiri meeting yang diselenggarakan atasannya.

 STRUKTUR ORGANISASI FRONT OFFICE

Struktur organisasi di kantor depan / Front Office hotel dipengaruhi oleh besar atau kecilnya hotel, banyak atau sedikitnya jumlah karyawan serta system operasional yang digunakan di hotel . Semakin besar hotel semakin rumit pula struktur yang digunakan, begitu pula sebaliknya jika hotel itu kecil, maka strukturnya organisasinya pun sederhana. Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan di bagian kantor depan:

1. Deskripsi pekerjaan Front Office Manager

Area kerja Front Office Manager : front office area, executive floor, business center
Ringkasan pekerjaan Front Office Manager : menciptakan kepuasan tamu dan memberi kesan positif bagi tamu di area kerjanya

Melapor kepada : General Manager
Staf bawahan : semua staff front office

Tugas pokok Front Office Manager :
a. Menyeleksi, menempatkan, melatih dan mengevaluasi karyawan front office.
b. Memastikan bahwa semua staff di front office menguasai system komputer hotel, etika menerima telepon dan standard operasional yang ada di hotel.
c. Menjaga keharmonisan kerja dengan penjualan dan pemasaran tentang harga kamar
d. Menyambut tamu VIP
e. Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diselesaikan oleh bawahannya
f. Membuat laporan bulanan tentang daftar tamu, tingkat hunian maupun untung/rugi di bagian kantor depan
g. Menjaga kedisiplinan petugas kantor depan dengan memberikan peringatan dan sanksi bagi yang melanggar ketentuan.
h. Meningkatkan kualitas dan prestasi karyawan yang berprestasi dengan memberikan penghargaan
i. Membuat budget tahunan, menganalisis operasi dan pendapatan hotel secara harian dari sisi pendapatan, rata-rata harga kamar

2. Deskripsi pekerjaan Assistant Front Office Manager

Area kerja Assistant Front Office Manager : front office, executive floor, business center.

Ringkasan pekerjaan Assistant Front Office Manager : membantu kelancaran tugas di front office dan menggantikan front office manager ketika berhalangan dan mengkordinir beberapa tugas sesuai dengan deskripsi pekerjaannya

Atasan langsung Assistant Front Office Manager : Front Office Manager
Staff bawahan Assistant Front Office Manager : Duty Manager, FO Supervisor, Supervisor level lainnya di departemen Front Office

Tugas pokok Assistant Front Office Manager :
a. Membantu pekerjaan Front Office Manager dalam hal kontrol dan administrasi.
b. Membuat jadual kerja Duty Manager,Receptionist, Telephone Operator, GRO dan concierge.
c. Memantau operasional di front office
d. Mengarahkan dan mengawasi terhadap pekerjaan reception dan concierge.
e. Memimpin briefing pada waktu shift malam
f. Terjun ke operasional hotel pada saat ramai tamu
g. Menghadiri briefing pagi manajemen hotel, mewakili Front Office Manager jika berhalangan hadir.
h. Menangani keperluan tamu yang membutuhkan bantuan.

3. Deskripsi pekerjaan Duty Manager

Area kerja Duty Manager : front office dan seluruh hotel yang ada hubungannya dengan tamu di hotel.

Ringkasan pekerjaan Duty Manager : mendukung pekerjaan operasional kantor depan secara menyeluruh dan mengontrol operasional lintas departemen untuk shift tertentu.

Atasan langsung Duty Manager : Front Office Manager
Staff bawahan Duty Manager : Front Office Supervisor, Front Office Staff, Guest Relation Officer, Concierge, Business Center Secretary.

Tugas pokok Duty Manager :
a. Membantu tugas Front Office Manager dan Asssistant FOM dalam melakukan tugas operasional di front office.
b. Mendukung kelancaran proses check-in dan check-out di front office.
c. Menangani kesulitan tamu dan staff di front desk
d. Mengontrol operasional di seputar front office antara lain lobby, restoran, bar, lounge koridor dan kamar tamu.
e. Membuat laporan setiap shift tentang temuan dan kejadian selama jam kerjanya.
f. Menyambut tamu VIP bersama dengan Front Office Manager.

4. Deskripsi pekerjaan Executive Lounge Manager

Area kerja Executive Lounge Manager : executive lounge, executive rooms

Ringkasan pekerjaan Executive Lounge Manager : menjamin kepuasan tertinggi tamu dan staf menurut standar pelayanan sesuai dengan ketentuan di lantai eksekutif serta bertanggungjawab atas segala aspek perasional di lantai eksekutif.

Atasan langsung Executive Lounge Manager : Assistant FOM
Staf bawahan Executive Lounge Manager : Executive Lounge Assistant Manager

Tugas pokok Executive Lounge Manager :
a. Memastikan bahwa laporan dan korespondensi untuk departemen telah terpenuhi dengan tepat dan teliti.
b. Memastikan bahwa jadual telah ditetapkan dengan baik.
c. Memastikan bahwa data tamu selalu diperbaharui.
d. Mengawasi dan memesan barang kebutuhan di lantai eksekutif.
e. Membantu dalam membangun efisien tim dengan memperhatikan kesejahteraan, keselamatan, training dan pengembangan staf.
f. Melaksanakan evaluasi karyawan dan meninjau penampilan keseluruhan, mendiskusikan penampillan dan bidang untuk perbaikan.
g. Mengawasi para staf selalu melakukan metode dan standar yang telah ditetapkan.
h. Memastikan bahwa staf mendapat informasi yang cukup mengenai kebijaksaan hotel sehubungan dengan pemadam kebakaran, kesehatan, tunjangan dan keamanan.
i. Mempelajari dan mengevaluasi operasional dan standar prosedur di executive lounge serta memberikan saran untuk perubahan yang diperlukan.

5. Deskripsi pekerjaan Front Desk Supervisor

Area kerja Front Desk Supervisor : front office

Ringkasan pekerjaan Front Desk Supervisor : memberikan layanan penerimaan dan keberangkatan tamu di hotel dengan memberikan petunjuk kepada staff front desk serta mengontrol kode akses komputer di front desk.

Atasan langsung Front Desk Supervisor : Duty Manager
Staff bawahan Front Desk Supervisor : Front Desk Agent

Tugas pokok Front Desk Supervisor :
a. Mengarahkan tugas operasional penerimaan tamu di front office
b. Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diatasi oleh Front Desk Agent
c. Memberi persetujuan transaksi paid out tamu untuk jumlah tertentu
d. Memberi persetujuan penggunaan housebank oleh Front Desk Agent
e. Mengarahkan langkah persiapan penerimaan grup
f. Mengatur jadwal setiap staff front desk

6. Deskripsi pekerjaan Chief Concierge

Area kerja Chief Concierge : pintu masuk hotel, lobby, bell desk, counter

Ringkasan pekerjaan Chief Concierge : memastikan bahwa semua tamu mendapatkan
pengalaman yang menyenangkan di area pintu masuk hotel, lobby, bell
desk

Atasan langsung Chief Concierge : Front Office Manager
Staff bawahan Chief Concierge : Bellman, Doorman, Airport Representative

Tugas pokok Chief Concierge :
a. Memastikan bahwa semua staff di bagian concierge mendapatkan training tentang hotel sistem, etiket bertelepon, standar penampilan serta filosofi hotel.
b. Memberikan training ke staff tentang: prosedur penanganan barang bawaan untuk tamu VIP dan rombongan,serta penanganan keluhan tamu
c. Mengimplementasikan visi dan misi perusahaan
d. Menyediakan peta kota, pengaturan reservasi tiket pesawat dan angkutan darat serta laut, sebagai penyedia informasi tentang aktivitas rekreasi, sosial dan keagamaan.
e. Memastikan bahwa sarana komunikasi yang berupa papan informasi(sign board) di lobby selalu benar dan akurat.

7. Deskripsi pekerjaan Business Centre Supervisor

Area kerja Business Centre Supervisor : area pusat bisnis
Ringkasan pekerjaan Business Centre Supervisor : mengatur dan mengarahkan segala aspek fungsi dari pusat bisnis untuk mencapai kepuasan yang tertinggi dari tamu.

Atasan langsung Business Centre Supervisor : assistant FOM
Staff bawahan Business Centre Supervisor : Bussiness Centre Secretary

Tugas pokok Business Centre Supervisor :
a. Mengawasi staf untuk menjamin kepuasan tamu yang maksimal melalui penghargaan diri dan perhatian yang hangat dan tepat
b. Mengatur dan menyediakan arahan yang baik untuk keseluruhan maupun pelaksanaan sehari-hari dan administrasi untuk semua bagian dalam pusat bisnis
c. Memberikan penilaian terhadap penampilan, kedisiplinan dan efesiensi semua karyawan di bawah pengawasannya serta berinisatif untuk mengambil tindakan bila diperlukan
d. Mengontrol dan menganalisa secara berkelanjutan, biaya pengeluaran departemen sehari-hari untuk menjamin bahwa pengeluaran tidak melebihi anggaran.

8. Deskripsi pekerjaan Bell Captain

Area kerja Bell Captain : front office, lobby, kamar tamu

Ringkasan pekerjaan Bell Captain : mengurus barang bawaan tamu pada saat
datang, selama menginap di hotel maupun akan pergi meninggalkan
hotel.

Atasan langsung Bell Captain : Chief Concierge

Tugas pokok Bell Captain :
a. Mengatur tugas setiap Bellboy
b. Menerima dan menyimpan barang tamu yang dititipkan di concierge
c. Mencatat dan membukukan setiap barang tamu yang telah disimpan di luggage room.
d. Memastikan luggage room bersih dan teratur
e. Mengontrol setiap barang yang disimpan atau masih berada di lobby mempunyai tanda pengenal/ pass nomor barang yang jelas.
f. Mengatur Bellboy untuk menyiapkan trolley atau kendaraan barang dalam menjemput bus rombongan yang akan ke hotel.
g. Mengarahkan semua Bellboy di setiap shift kerja.

9. Deskripsi pekerjaan Bellboy

Area kerja Bellboy : lobby, front office, kamar hotel

Ringkasan pekerjaan Bellboy : membantu tamu dalam hal menangani barang bawaan mereka luggage delivery dan luggage down

Atasan langsung Bellboy : Bell Captain

Tugas pokok Bellboy :
a. Menurunkan barang tamu dari mobil
b. Membawakan barang tamu yang akan check-in
c. Mengantar barang tamu ke kamar tamu sesuai nomor kamarnya.
d. Membantu membawakan barang tamu pada saat check-out dari kamar ke lobby hotel untuk selanjutnya ke kendaraan tamu.
e. Menyimpan barang tamu dengan tanda khusus (luggage tag) untuk tamu yang belum datang ke hotel atau tamu yang menitipkan barangnya di belldesk.

10. Deskripsi pekerjaan Door Man/Door Girl

Area kerja Door Man/Door Girl : lobby, area depan lobby.

Ringkasan pekerjaan Door Man/Door Girl : menyambut tamu dengan membukakan pintu
kendaraan atau pintu lobby hotel.

Atasan langsung Door Man/Door Girl : Bell Captain

Tugas pokok Door Man/Door Girl :
a. Menyambut dan membukakan pintu mobil tamu
b. Memberikan salam untuk setiap tamu yang datang dengan ramah dan senyum.
c. Menyapa dan membukakan pintu lobby hotel untuk tamu yang memasuki atau ke luar lobby.

11. Deskripsi pekerjaan Receptionist/ Front Desk Agent (FDA)

Area kerja Receptionist/ Front Desk Agent (FDA) : front desk

Ringkasan pekerjaan Receptionist/ Front Desk Agent (FDA) : menangani registrasi tamu, memberikan pelayanan sebelum tamu menginap serta menangani check-out tamu beserta pembayarannya.

Atasan langsung Receptionist/ Front Desk Agent (FDA) : FO Supervisor

Tugas pokok Receptionist/ Front Desk Agent (FDA) :
a. Menyambut tamu yang datang di front desk dengan ramah dan sopan.
b. Melakukan pendaftaran tamu
c. Mencatat uang deposit tamu untuk menginap
d. Menangani tamu check-out
e. Melayani penukaran mata uang asing ke mata uang lokal
f. Memasukkan tamu yang sudah check-in dalam satu laporan harian.
g. Menghitung dan bertanggung jawab atas uang transaksi selama staff tersebut bertugas pada hari tersebut.

12. Deskripsi pekerjaan Guest Relations Officer

Area kerja Guest Relations Officer : lobby, front office, executive lounge, kamar tamu

Ringkasan pekerjaan Guest Relations Officer : mengantarkan tamu dan memberikan layanan informasi dan bantuan keperluan tamu selama tinggal di hotel.

Atasan langsung Guest Relations Officer : GR Supervisor

Tugas pokok Guest Relations Officer :
a. Memantau tamu VIP yang menginap, datang dan berangkat
b. Memberikan informasi tentang hotel kepada tamu dan pengunjung
c. Beramahtamah dengan tamu langganan, tamu yang menginap di lantai eksekutif dan VIP pada saat kedatangan
d. Beramah tamah dengan tamu yang baru pertama kali datang & tamu yang menginap untuk jangka waktu yang lama(long staying guest)
e. Membuat kartu ucapan selamat datang(welcome card) untuk tamu
f. Menyambut tamu VIP di lobby
g. Mengantar tamu VIP dan menjelaskan kamar yang akan ditempati tamu sambil membawakan kunci kamar.

13.Deskripsi pekerjaan telepon Operator

Area kerja telepon Operator : Front Office

Ringkasan pekerjaan telepon Operator : Melaksanakan pengelolaan pelayanaan telepon/faxcimille dengan berpedoman kepada kebijakan teknis yang telah ditetapkan oleh manajemen

Atasan langsung telepon Operator : Front Office Supervisor

Tugas Pokok telepon Operator :
a. Menjawab telepon yang masuk baik dari internal maupun external mentransfer langsung ke setiap extension yang dituju
b. Melayani menyambungkan telepon baik dari tamu atau dari departemen
c. Memeriksa bill telepon dan menyerahkannya langsung ke FO Cashier
d. Menangani pelayanan ”Incoming dan Outgoing”faxcimille dan langsung membuat bill tersebut
e. Menerima dan mendistribusikan pesan untuk tamu dan departemen lain
f. Mengetahui lay out hotel dan fasilitasnya
g. Menjawab pertanyaan yang berkaitan dengan Event Activities dan fasilitas hotel
h. Mengerti cara pengoperasian PABX
i. Menjaga privacy tamu kamar dalam hal memberikan informasi terhadap tamu luar
j. Mencocokan print out rekening telepon tamu dengan FO cashier pada setiap akhir shift
k. Menangani permintaan tamu kamar untuk mem-blokir line teleponnya (incognito)
l. Menangani pemutaran dan mengatur cassette atau radio
m. Menghadiri rapat bulanan
n. Menjaga hubungan baik dengan tamu, rekan kerja dan departemen lain
o. Selalu menjaga standard ”telephone courtesy”
p. Menjaga kebersihan lingkungan kerja riang Swich Board Operator
q. Selalu tanggap dan cepat memperbaiki keluhan-keluhan atas layanan telepon
r. Melaksanakan tugas lain sesuai arahan dan perintah atasan

14. Deskripsi pekerjaan Executive Lounge Assistant Manager

Area kerja Executive Lounge Assistant Manager : executive lounge, executive rooms

Ringkasan pekerjaan Executive Lounge Assistant Manager : menangani semua keperluan tamu di lantai Eksekutif

Atasan langsung Executive Lounge Assistant Manager : Executive Lounge Manager

Tugas pokok Executive Lounge Assistant Manager :
a. Melayani minuman selamat datang dan oshibori(handuk dingin) pada saat kedatangan
b. Melayani pesanan makanan dan minuman di executive lounge
c. Mengambil dan mengantarkan pakaian cucian dari kamar tamu
d. Membuka, melipat dan membungkus baju tamu
e. Memeriksa semua kamar tamu yang akan datang dan menyiapkan alat tulis
f. Mengantar tamu ke kamar dan menerangkan fasilitas hotel
g. Mengirim koran, fax masuk dan pesan untuk tamu yang menginap serta tamu yang akan datang
h. Mengerjakan penyemiran sepatu bila dibutuhkan
i. Sebagai penghubung antara tamu VIP dengan layanan lain seperti housekeeping, GRO dan Engineering.

15. Deskripsi pekerjaan Airport Representative

Area kerja Airport Representative : bandar udara/airport , lobby hotel

Ringkasan pekerjaan Airport Representative : menjemput dan mengantar tamu dari dan ke bandara sesuai standar di hotel.

Atasan langsung Airport Representative : Chief Concierge

Tugas pokok Airport Representative :
a. Menyiapkan daftar tamu dan jam kedatangannya di bandara(expected time of arrival)
b. Menyiapkan kendaraan yang sesuai dengan jumlah tamu dan bagasi yang diperlukan.
c. Menyiapkan kendaraan alternatif jika tidak ada kendaraan hotel yang tersedia.
d. Menyiapkan papan penyambutan sesuai dengan nama tamu
e. Menghubungi hotel jika sudah siap menuju hotel atau tamu belum berhasil dijumpai di bandara.
f. Mengantar tamu dari hotel ke bandara

16. Deskripsi pekerjaan Business Center Secretary Attendant

Area kerja Business Center Secretary Attendant : business center

Ringkasan pekerjaan Business Center Secretary Attendant : melayani tamu yang memerlukan jasa di business center

Atasan langsung Business Center Secretary Attendant : Chief Business Centre

Tugas pokok Business Center Secretary Attendant :
a. Memberikan layanan pengaturan pertemuan dengan para usahawan
b. Memberikan layanan penerjemahan, foto copy, pengiriman facsimil
c. Membantu dan mengkonfirmasikan tiket pesanan pesawat
d. Bertanggungjawab dalam menjalankan tugas administrasi yang berhubungan dengan pusat bisnis
e. Memberikan pelayanan pemakaian internet

PERALATAN DAN FORMULIR FRONT OFFICE


Pada dasarnya penggunaan peralatan dan jenis formulir di hotel berbeda-beda tergantung pada sistem operasional yang digunakan, kebutuhan/kegunaan dan kebijakan hotel tersebut. Semakin canggih

sistem operasional hotel, semakin canggih pula alat yang digunakannya begitu pula pada sistem operasional semi otomatis, tidak digunakannya komputer, tetapi menggunakan alat bantu sederhana berupa rak. Pada
sistem operasional manual tidak digunakan peralatan&kecuali telepon dengan jumlah yang terbatas, serta counter reception.

a. Peralatan yang digunakan untuk sistem hotel semi otomatis.

Front office counter

Counter adalah meja panjang yang digunakan untuk menerima kedatangan tamu dan tempat menyimpan sebagian peralatan dan perlengkapan kantor depan.

Room rack/rak status kamar

Dalam sistem operasional hotel semi otomatis, room rack berfungsi untuk mengetahui setiap saat status kamar, room rack ini disusun berdasarkan no kamar & lantai kamar, untuk mengetahui status kamar maka digunakan kode warna merah untuk kamar yang occupied (dihuni), serta diberi tanda kertas kecil (room rack slip/guest slip) yang akan diselipkan pada room rack untuk mengetahui data tamu yang menginap. Warna kuning menunjukkan kamar yang vacant dirty yang artinya kamar tersebut kosong dan masih kotor sehinga
belum bisa dijual, warna bening untuk kamar yang bisa dijual atau available room. Status kamar lainnya seperti sleep out, out of order, occupied no luggage akan diberi tanda dengan menyelipkan slip/kertas kecil yang bertuliskan status SO(Sleep out), OOO(Out Of Order),OOS (Out of Service) atau ONL (Occupied No Luggage)

Information rack

Rak informasi berguna untuk mengetahui nama tamu yang menginap di hotel, penyusunan rak ini berdasarkan alpabet nama tamu. Ketika ada tamu yang check in maka akan dibuatkan guest slip yang diselipkan pada room rack dan information rack. Rak ini biasanya terdapat di bagian telepon operator dan housekeeping/tata
graha.

Reservation rack/rak pemesanan kamar

Rak pemesanan kamar berada di bagian reservasi, rak ini adalah tempat untuk menempatkan reservation slip, penyusunan rak ini berdasarkan tanggal kedatangan tamu menginap dihotel serta jenis tamu.

Key and Mail rack/rak kunci kamar dan surat

Rak ini berfungsi untuk menyimpan kunci kamar dan pesan untuk tamu. Key & mail rack ini sudah jarang ditemukan pada hotel yang besar dan hotel yang menggunakan sistem komputer. Hal ini dikarenakan jarang digunakannya kunci pintu kamar manual, tetapi menggunakan kunci yang berbentuk kartu (key card/ving card) sehingga tidak memerlukan tempat khusus untuk menyimpannya. Begitu juga untuk penyimpanan surat atau pesan untuk tamu tidak memerlukan tempat khusus karena setiap ada pesan/surat untuk tamu akan dihubungi ke kamar atau diantar ke kamar.

b. Peralatan yang digunakan untuk sistem hotel otomatis/komputer

Komputer
Di jaman yang sudah canggih ini, penggunaan komputer sangat penting karena komputer mempunyai kelebihan dibandingkan dengan sistem manual atau semi otomatis, kelebihannya antara lain data yang
ada lebih akurat, waktu penyimpanan data yang lebih lama dan pengaksesan data yang lebih cepat. Sistem operasional hotel komputer yang digunakan banyak jenis nya tergantung pada kebutuhan hotel, seperti contoh banyak hotel yang menggunakan sistem Maxial,Fidelio/Micros, Hotel Pro, Realta, HIS dsb.

Bill rack

Rak untuk menyimpan tagihan tamu beserta supporting bill (bon pendukung)nya, rak ini disusun berdasarkan nomor kamar tamu.

Safe deposit box

Safe deposit box/kotak tempat menyimpan barang berharga milik tamu seperti: passpor, dokumen, perhiasan, uang dll. Fasilitas penyimpanan ini tidak dikenakan biaya jika tamu tersebut menginap dihotel, apabila tidak menginap dihotel maka akan dikenakan biaya penyewaan yang besarnya tergantung dari lamanya penyewaan safe deposit box. Safe deposit box ini terletak tidak hanya di dekat counter Front Office tetapi umumnya juga tersedia didalam kamar.

Paging board

Paging board adalah papan yang digunakan untuk mendapatkan tamu di sekitar lobby atau di restoran, apabila ada tamu yang mencarinya atau ada sambungan telepon untuknya, perlengkapan pendukung paging board yaitu bel yang berfungsi untuk menarik perhatian tamu.

Pigeon Hole

Berguna untuk menyimpan surat/memo untuk internal hotel, segala surat yang didistribusikan ke bagian kantor depan akan disimpan di rak ini yang kemudian akan di baca oleh seluruh petugas kantor depan sebagai informasi terkini

Telephone

Telepon berfungsi sebagai alat komunikasi bagi seluruh staf dalam hal berkoordinasi untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan tamu.

Fax machine/mesin fax

Fax merupakan salah satu alat komunikasi yang penting digunakan dihotel, karena pada masa sekarang ini media/alat bisnis yang paling sering digunakan dan relatif murah adalah dengan meggunakan mesin fax. Fax ini akan menerima salinan surat yang dikirim oleh si pengirim persis sama dengan surat yang dibuatnya.

Key drop box

Ketika tamu tidak berada di kamarnya sebaiknya ia menitipkan kunci kamar di bagian reception untuk menghindari kehilangan serta diketemukannya kunci oleh orang lain. Key drop box ini berupa kotak yang berada di counter dan diberi lubang kecil untuk memasukan kunci yang dititipkan.

PABX

PABX (Private Automatic Branch Exchange) adalah alat utama yang digunakan di bagian operator telepon, alat ini berupa telepon yang terdiri dari tombol-tombol serta dilengkapi dengan head set dan pengeras suara
untuk menerima sambungan telepon masuk atau melakukan sambungan keluar hotel.

Luggage trolley

Lugagge troley digunakan oleh porter/bellboy yang berfungsi untuk membawa barang bawaan tamu yang jumlahnya relatif banyak, ada beberapa macam trolley yang dikenal dengan bellhop, president, gemini.

Key encoder machine

Alat ini berguna untuk memprogram kunci kamar, cara penggunaan alat ini dengan memasukan nomor kamar dan masa berlakunya kunci yang biasanya diprogram sampai dengan tanggal keberangkatannya,
alat ini dapat membuat kunci kamar duplikat jika tamu yang berada di kamar lebih dari satu orang, jenis kunci yang dipergunakannya adalah unci yang berbentuk kartu yang juga bisa di program beberapa kali
untuk tamu yang berbeda.

Credit card imprinterAdalah alat untuk mencetak data yang ada di kartu kredit seperti nama tamu, nomor kartu dan masa berlakunya kartu. Pada era sekarang ini penggunaan alat ini sudah jarang karena digunakannya
Electronic Data Capture (EDC) machine sebagai pengganti fungsi credit imprinter ini, namun alat ini digunakan jika jalur/line EDC machine mengalami kerusakan.

EDC (Electronic Data Capture) machine 

Berfungsi untuk mencetak kartu kredit tamu, jika pembayaran yang digunakan kartu kredit. Apabila dana yang diminta hotel disetujui oleh pihak bank dan bank akan memberikan nomor persetujuan yang akan
tertera pada slip/kertas kartu kredit. Jika bank tidak menyetujui maka akan terlihat tulisan pada display EDC seperti expired card/kartu sudah tidak berlaku atau do not honour yang disebabkan tagihan kartunya melebihi batas yang ditentukan oleh bank.

c. Formulir

Penggunakan formulir dibagian kantor depan hotel tidak harus sama bentuknya di hotel, namun kolom atau data yang ada di dalam formulir tidak terlalu berbeda, ada formulir yang digunakan di hotel satu namun
tidak digunakan dihotel lainnya, dengan kata lain penggunaan formulir tergantung kebutuhan hotel masing-masing. Formulir yang umumnya terdapat di bagian kantor depan:
1. Registration form
2. Guest card
3. Meal coupon
4. Welcome drink card 100
5. Guest slip
6. Cash receipt
7. Reservation form
8. Reservation slip
9. Reservation of confirmation letter
10. Bellboy errand card
11. Luggage tag
12. Baggage claim check
13. Parking valet card
14. Change room or rate form
15. Sleep out form
16. Miscellanous form
17. Paid out form
18. Rebate form
19. Bellboy control sheet
20. Message form
21. Safe deposit box card
22. Guest history card
23. Foreign exchange form
24. VIP daily list
25. Today expected arrival list
26. Arrival list
27. Guest in house list
28. Departure list
29. No show list
30. Cancellation list
31. Group rooming list
32. Courtessy call list
33. Onward Reservation Form (for Hotel chain)
34. Incognito/Full Incognito Forms
35. Fruit/Flower Requisition Form
36. Guest Birthday Form
37. Towels Form (for Swimming Pool)
38. Taxi Card

PENGERTIAN RESERVASI

Bagian pemesanan kamar merupakan bagian yang memiliki fungsi yang sangat vital, ini dikarenakan tinggi rendahnya tingkat hunian kamar sangat ditentukan oleh kemampuan bagian reservasi di dalam menangani pemesanan kamar di hotel. Seorang petugas reservasi harus memiliki kemampuan tentang dasar-dasar reservasi, produk dan jasa yang dijual, bagaimana menjualnya atau teknik menjual, serta penggunaan teknologi
komunikasi.


Reservasi adalah suatu proses permintaan pemesanan kamar dan fasilitas lain yang diinginkan oleh calon tamu untuk periode tertentu. Seluruh permintaan pemesanan kamar ini akan ditangani oleh petugas reservasi dengan mempertimbangkan keberadaan kamar pada saat itu.

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB RESERVASI

Tugas utama reservation staff adalah mencatat dan memproses seluruh pemesanan kamar secara akurat sekaligus mempromosikan produk hotel serta menciptakan & menjaga citra hotel yang baik melalui pemberian pelayanan yang maksimal. Adapun rincian tugas reservation staff yaitu:

1. Menjual produk hotel dengan cara melakukan tehnik penjualan
2. Mempromosikan produk dan fasilitas hotel
3. Mempertahankan pengetahuan tentang produk dan pelayanan yang ada di hotel seperti harga & fasilitas promosi, harga khusus dll
4. Menjalin hubungan yang baik dengan tamu serta mengantisipasi kebutuhan tamu
5. Mencatat dan memproses pemesanan yang dilakukan dengan berbagai macam media
6. Menerima pemesanan kamar yang ada dalam daftar tunggu (waiting list)
7. Memproses perubahan pemesanan kamar
8. Mencatat metode pembayaran yang sudah di atur khusus untuk tamu rombongan dan konvensi
9. Melakukan tindakan pencegahan untuk menghindari tamu no show
10. Meminta persetujuan FOM atau finance manager untuk pemesanan kamar yang menginginkan pembayaran kredit
11. Membuat laporan reservasi
12. Mengarsip data pemesanan kamar secara akurat

DASAR-DASAR RESERVASI

1. Manfaat pemesanan kamar

Ada beberapa manfaat yang diperoleh hotel dalam proses pemesanan kamar, yaitu:
a. Hotel akan mendapatkan informasi dari calon tamu sebelum tamu tiba, sehingga hotel menyiapkan perlengkapan yang diperlukan pada saat check in.
b. Hotel dapat memblocking kamar, sehingga tingkat hunian kamar dapat diketahui dalam jangka waktu tertentu.
c. Hotel dapat membuat perkiraan, sehingga perkiraan tingkat hunian kamar pada periode tertentu pula sehingga memudahkan pengaturan kebutuhan dan pelayanan kepada pihak tamu.


Sedangkan manfaat yang dapat diperoleh jika tamu melakukan pemesanan kamar yaitu:
a.Tamu mendapatkan kamar yang telah dipesan sudah tersedia pada saat check in.
b.Tamu dapat memperkirakan berapa biaya yang harus dikeluarkan selama menginap di hotel.

2. Klasifikasi reservasi (classification of reservations)

a. Individual reservation
Pemesanan kamar untuk seorang calon tamu, pasangan atau sebuah keluarga. Pemesanan kamar ini biasanya dilakukan sendiri oleh calon tamu atau oleh agen. Harga yang diberikan adalah harga normal atau harga paket (normal rates/package rates/ family plan rates).
b. Group reservation
Pemesanan kamar yang dibuat oleh agen perjalanan atau perusahaan dan biasanya secara spesifik satu jenis kamar. Seringkali harga yang diberikan adalah harga diskon (discount rates/ group rates).
c. Conference reservation
Pemesanan kamar untuk sebuah rombongan yang akan melakukan pertemuan di hotel. Pemesanan kamar ini biasanya dibuat oleh sebuah organisasi, perusahaan atau suatu asosiasi. Harga kamar yang diberikan biasanya adalah harga komersial.

3. Tipe, media & sumber pemesanan kamar/means and sources of reservations

Tipe pemesanan kamar/types of reservations

a. Pemesanan kamar bergaransi/guaranteed reservation Guaranteed reservation adalah suatu pemesanan kamar yang disertai dengan jaminan pembayaran. Tujuan dari jaminan ini adalah untuk mendapatkan kepastian dari pihak hotel atas pemesanan kamar yang telah dilakukan. Kebijakan ini umumnya
dilakukan pada saat musim ramai (peak season/ high season).

Adapun jenis-jenis dari guaranteed reservation adalah:
- Pre-payment adalah pembayaran yang dilakukan oleh para calon tamu untuk sejumlah harga kamar dan fasilitas yang dipesan selama tinggal sebelum mereka mempergunakan fasilitas/menempati kamar.
- Credit card adalah jaminan pemesanan kamar dengan menggunakan tagihan kartu kredit. Jaminan ini yang paling umum digunakan untuk saat ini.
- Advance deposit: pembayaran yang dikirimkan/dibayarkan oleh calon tamu kepada pihak hotel dalam jumlah tertentu, paling sedikit pembayaran harga kamar untuk satu malam atau lebih dan kurang dari harga keseluruhan selama tinggal.
- Contractual agreement (corporate) adalah sebuah bentuk kerjasama dimana perusahaan menyetujui untuk membayar sejumlah kamar kepada pihak hotel. Pembayaran tersebut dilakukan bila kamar digunakan atau tidak digunakan sesuai dengan yang sudah tertera pada surat kesepakatan.
- Travel agent voucher; jaminan pemesanan kamar yang dilakukan oleh pihak biro perjalanan yang  jaminannya berupa voucher

b. Pemesanan kamar tidak bergaransi/non-guaranteed reservation

Non guaranteed reservation adalah suatu pemesanan kamar yang tidak disertai jaminan apapun. Pihak hotel    hanya akan memastikan kamar yang telah dipesan tersedia, sampai pada batas waktu yang telah ditentukan saat tanggal kedatangan. Umumnya batas waktu tersebut adalah pukul 18.00 waktu setempat. Hal ini sering disebut juga dengan istilah 6 pm release.

c. Confirmed reservation.

Pemesanan kamar yang telah disetujui oleh pihak hotel dengan bukti surat kepastian tentang pemesanan kamar(confirmation letter) yang dikirimkan kepada tamu yang bersangkutan. Confirmation letter ini harus dibawa oleh tamu pada saat check-in sebagai bukti untuk memperoleh kamar.

FUNGSI DAN PERANAN KANTOR DEPAN FRONT OFFICE



Kantor Depan adalah cermin dari kualitas hotel untuk pertama kali bagi tamu saat memasuki suatu Hotel, untuk itu kesiapan, kesigapan, ketepatan serta kemampuan semua karyawan di bagian kantor depan
dalam menjalankan fungsi tugas dan tanggung jawabnya sangatlah menentukan dalam memberikan impresi baik maupun kurang baik atau buruk pada para tamu Hotel sebelum para tamu tersebut mendapatkan
pelayanan dan pengalaman yang lainnya saat mereka dating untuk menginap maupun tidak di suatu Hotel. Ingat ada dorongan motivasi berupa slogan bagi karyawan kantor depan sebagai berikut: “ WE DO NOT HAVE A SECOND CHANCE TO GIVE GOOD IMPRESSION TO OUR GUESTS ” (Kita tidak pernah mendapatkan kesempatan kedua untuk memberikan impresi yang baik kepada para tamu kita).

Kantor depan hotel(front office) secara operasional berhubungan dengan tamu dan area kerjanya tidak jauh dari lobby, daerah yang paling ramai hilir mudik tamunya, oleh sebab itu bagian ini disebut dengan bagian front office. Kantor depan hotel merupakan salah satu bagian dari hotel yang paling penting dalam hal mewujudkan tujuan yang akan dicapai oleh hotel. Tujuan dari kantor depan hotel adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan tingkat hunian kamar serta pendapatan hotel dari tahun ke tahun
2. Meningkatkan jumlah tamu langganan
3. Memenuhi kebutuhan dan kepuasan tamu secara baik, tepat dan cepat kepada tamu
4. Membentuk citra hotel yang positif Kantor depan hotel memiliki fungsi dalam mewujudkan tujuan dari hotel, fungsi tersebut dilakukan oleh petugas kantor depan sehari-hari, adapun fungsi-fungsi tersebut adalah:
a. Menjual kamar, kegiatan yang dilakukan antara lain: menerima pemesanan kamar, melakukan pendaftaran tamu, memblok kamar
b. Memberikan informasi mengenai seluruh produk, fasilitas, pelayanan dan aktivitas yang ada di hotel maupun diluar hotel
c. Mengkoordinasikan kepada bagian lain yang terkait dalam rangka memenuhi keinginan tamu serta memberikan pelayanan yang maksimal
d. Melaporkan status kamar yang terkini
e. Mencatat, memeriksa pembayaran tamu serta menangani rekening tamu
f. Membuat laporan yang dibutuhan oleh hotel
g. Memberikan pelayanan telekomunikasi untuk tamu
h. Memberikan pelayanan barang bawaan tamu
i. Menyelesaikan keluhan tamu

Selain mempunyai fungsi yang penting, front office juga berperan penting dalam hal pelayanan dan pencapaian tujuan hotel yakni memberikan pelayanan yang diharapkan oleh tamu, membentuk citra hotel dan pendapatan yang maksimal. Peranan itu antara lain:

a. Pemberi informasi

Petugas kantor depan diharapkan mampu memberikan informasi yang jelas, benar dan cepat tentang produk, fasilitas, aktivitas, pelayanan yang ada di hotel maupun di luar hotel, informasi yang diberikan tidak hanya terbatas untuk tamu tetapi informasi yang dibutuhkan oleh kolega/teman sejawat lainnya.

b. Penjual(sales person)

Petugas kantor depan diharuskan mempunyai jiwa menjual, selain dikarenakan fungsi utama menjual produk hotel, bagian ini adalah bagian yang sering berhubungan langsung dengan tamu hotel.

c. Wakil manajemen

Petugas kantor depan dalam keadaan tertentu dapat berperan sebagai wakil manajemen untuk mengatasi/menyelesaikan masalah yang timbul di luar jam kerja manajemen.

d. Penyimpan data

Sumber data kegiatan hotel banyak berasal dari laporan yang dibuat oleh petugas kantor depan dan penyimpanan data tersebut juga di bagian kantor depan, oleh sebab itu data yang dibuat dan disimpan harus selalu terkini, sehingga manajemen dapat membuat keputusan dan kebijakan yang tepat untuk masa yang akan datang

e. Diplomatis

Petugas kantor depan pada situasi dan kondisi tertentu diharapkan mampu melakukan tindakan secara diplomatis sehingga dapat menjaga hubungan yang baik dengan tamu dan pihak lain.

f. Pemecah masalah

Petugas kantor depan diharapkan dapat memecahkan masalah yang dialami oleh tamu, tak terkecuali masalah yang berasal dari bagian lain.

g. Humas

Petugas kantor depan berperan secara baik, aktif dalam berhubungan dengan tamu dan masyarakat sekitar agar terjadi hubungan yang harmonis dan berdampak pada pembentukan citra hotel yang baik.